Cualquier trabajador, en su primer día de trabajo, llega nervioso y perdido a la empresa. Le surgen muchas preguntas como por ejemplo a quién tengo que preguntar, con quién voy a trabajar, cuáles son las tareas que tengo que realizar, a dónde voy… A todas estas cuestiones debemos responderle si queremos que el trabajador se lleve muy buena impresión de la empresa desde el inicio, ya que esto permite obtener mayor productividad, mayor retención del talento, y se evita que cualquiera se marche en los primeros meses. ¿Pero qué significa “onboarding” y en qué consiste? ¿Qué beneficios supone para las empresas, qué objetivo persigue y cómo se implementa?
¿Qué significa Onboarding?
En español el término «onboarding» significa, literalmente, abordar. Cuando hablamos de este término en negocios solemos hacer referencia al proceso a través del cual los empleados se suben a bordo del barco empresarial. Esto significa que no solo los colaboradores en una compañía se adaptan o aprenden los procesos internos de la empresa, sino que se integran como parte de una tripulación que busca un objetivo común.
El onboarding va más allá del simple aprendizaje e implica una adaptación de los empleados a la cultura de una empresa.
¿Para qué sirve un proceso de onboarding?
Cuando surge la contratación de nuevos empleados es importante hacerlos sentir bienvenidos para que se integren de manera positiva a la compañía. El proceso de onboarding sirve para ayudar a comprender la cultura de la empresa y los procesos que se desempeñan día a día en ella. De esta forma se estimula a las nuevas contrataciones y al crecimiento profesional de los empleados, así como el sentido de pertenencia con la compañía.
Así, se estima que 54 % de las compañías con un proceso de onboarding establecido logran un nivel mayor de compromiso por parte de sus colaboradores.
Además, los mejores planes de onboarding son aquellos que tienen una duración más larga, contra aquellos que duran apenas unas semanas o un mes. Las compañías con planes más completos logran un 34 % más de eficiencia en sus empleados.
¿Qué es el onboarding para empresas?
El onboarding para empresas se encarga de facilitar las incorporaciones de los nuevos trabajadores para que estén satisfechos en la empresa. Este concepto ya existía desde los años 80, pero es realmente ahora cuando se está implementando cada vez más en las empresas. Está demostrado que el 90% de los trabajadores deciden irse o no de la empresa en sus primeros seis meses. Por lo tanto es necesario que desde el primer momento, en el que la empresa toma contacto con el posible trabajador, le haga sentir cómodo y le dé un trato excelente para que se lleve una buena impresión.
Para ello, es muy importante hacer un buen plan de incorporación de los nuevos empleados para que conozcan mejor la organización, su rol, sus nuevos compañeros de trabajo y la cultura de la empresa. Es importante que los responsables de recursos humanos sean conscientes de la relevancia del onboarding y de que sepan llevarlo a cabo de forma óptima. Además, existen ciertas herramientas digitales que le ayudarán en su aplicación.
Si los trabajadores se van en los primeros meses de la empresa se genera un coste económico muy importante que hay que evitar en la medida de lo posible.
Con un plan de incorporación laboral para nuevos trabajadores óptimo le prestas, desde su primer día de trabajo, la información y ayuda que necesita para que no tenga dudas sobre su nuevo trabajo y se sienta satisfecho en la empresa. Con un plan de onboarding le proporcionarás datos sobre cuáles son sus tareas, como funciona la empresa, quienes van a ser sus compañeros e incluso enseñarle los sistemas que va tener que utilizar.
En cuanto a su duración, puede ser de 1 día, 1 mes, 3 meses, 6 meses o incluso hasta un año. La duración dependerá del tipo de gestión de la empresa. En definitiva, el onboarding son las acciones que necesita realizar la empresa para facilitar al trabajador nuevo su inicio, su integración y su adaptación al nuevo puesto de trabajo. Es una buena herramienta empresarial para mejorar la productividad, retener a los mejores profesionales, y reducir los costes laborales.
¿Cuáles son los beneficios del onboarding para empresas?
Los beneficios del onboarding para empresas son:
- Retención del talento: Si evitas que se vayan trabajadores con gran cualificación profesional podrás tener a los mejores en cada área de la empresa y disminuir tu tasa de rotación.
- Aumento de la productividad: Si los nuevos empleados se sienten integrados, tienen claros sus objetivos, y la filosofía de la empresa, serán productivos más rápidamente. Hasta un 54% más de productividad puede lograr la empresa con los nuevos empleados.
- Buena impresión: Si los nuevos trabajadores se sienten cómodos desde el primer día, tendrán mayor sentido de pertenencia a la empresa, mejorando así el employee engagement.
- Menores costes de contratación: El hecho de que los trabajadores se vayan en los primeros meses supone un gran coste económico para la empresa, porque tiene que volver a contratar a otro trabajador. Esto impacta directamente en tu gestión de gastos.
Los beneficios para el trabajador son:
- Se sienten parte de la empresa, lo que mejora el employee journey y el bienestar laboral.
- Están mejor informados sobre sus tareas y el funcionamiento de la empresa, esto facilita la comunicación interna.
- Tienen mayor motivación para demostrar lo que valen, lo que ayuda a que reine un óptimo clima laboral.
- Se encuentran satisfechos y decidirán quedarse en la empresa durante un largo tiempo.
¿Qué es un plan de onboarding?
Un plan de onboarding es una de las formas más fáciles de garantizar que tu proceso incluya todos los elementos necesarios para integrar completamente a los nuevos empleados a tu empresa. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el onboarding no es genérico; por ejemplo, un comercial junior necesitará diferentes herramientas para tener éxito en tu empresa que un nuevo director de marketing.
Si bien el onboarding variará para cada empleado, hay algunos componentes que debes tener presentes para cualquier nueva contratación.
El siguiente plan de onboarding es para que los gerentes o departamentos de recursos humanos la utilicen cuando ayudan a un nuevo empleado a integrarse a la empresa. Por supuesto, ciertas tareas, diferirán según la empresa o el rol.
- Establecer el proceso
Antes del primer día en el que incorporarás a un nuevo colaborador o colaboradora debes cumplir con algunas actividades y gestionar de manera correcta los documentos necesarios para evitar contratiempos. Estos pasos te prepararán a ti y a los nuevos empleados para comenzar con el proceso:
- Recopila la documentación necesaria (número de seguridad social, datos bancarios, etc.).
- Solicita a los nuevos contratados que revisen el manual del empleado de la compañía y firmen un acuerdo de confidencialidad.
- Reúne las herramientas necesarias, incluida la tecnología (ordenador o el acceso al software requerido para el puesto laboral).
- Proporciona una nueva dirección de correo electrónico de la empresa.
- Entrega material de lectura para nuevos empleados, incluyendo políticas y procedimientos para toda la compañía, un organigrama y una descripción de su rol, así como los valores, la misión y la cultura de la compañía, a menos que ya esté incluido en el manual del empleado.
Antes del primer día también puedes considerar dejar una nota en el escritorio de tu nuevo empleado y darle la bienvenida al equipo. Además, envía un correo electrónico a todos los miembros del equipo para informarles sobre la bienvenida de tu nuevo empleado.
- Planificar el primer día
Cuando tus nuevos colaboradores se presentan el primer día ya tendrán algunas expectativas sobre la empresa y las labores que desempeñarán. Sin embargo, existen algunos factores que seguramente desconocen y con los que deben estar familiarizados, como reglamentos, métodos de trabajo o espacios que pueden utilizar para cumplir con sus funciones. Para hacer este primer contacto:
- Proporciona a los nuevos empleados toda la información necesaria, incluido el código de vestimenta, dónde se pueden estacionar, a qué hora deben llegar y qué deben llevar.
- Prepara al equipo con anticipación. Hazle saber que está llegando el nuevo empleado para que pueda saludarlo o saludarla cuando llegue a su estación de trabajo.
- Reserva tiempo en el calendario de tu equipo para celebrar un almuerzo de bienvenida para el nuevo empleado e infórmale con anticipación.
- Dale un recorrido por la oficina, incluidos los baños, la cocina y el mostrador de soporte.
- Establece una reunión 1 a 1 entre la gerencia y el empleado, para que pueda explicarle qué se espera de ella o él, cómo está estructurado el departamento y responder preguntas que pueda tener.
- Asigna un mentor y pídele que programe un almuerzo con ella o él.
- Dale al nuevo contratado o contratada un «plan de 30 días», con material de lectura e información importante sobre lo que se espera de su primer mes en el equipo.
Es importante mantener al nuevo empleado ocupado y comprometido para que no se sienta incómodo, esperando instrucciones en su escritorio.
Para mantener al empleado interesado y entusiasmado puedes darle un «plan de 30 días». Entre otras cosas, el plan del primer mes puede incluir:
- Los nombres de las personas a las que le sugieres que se acerque para almorzar o tomar un café. Es probable que sean con las que trabajará estrechamente, o aquellas que crees que pueden ofrecerle orientación.
- Lectura de material que le ayudará a tener éxito en su nuevo rol.
- Pasa a la ejecución
La primera semana de trabajo es el mejor momento para encantar a tus nuevos trabajadores y para conocerlos de manera inmediata; es cuando debes ejecutar tu programa de formación e integración. Las primeras impresiones son determinantes para una buena relación laboral, por lo que será necesario que conozcas un poco más del trabajador o trabajadora, y que le permitas saber más del equipo de trabajo y de la empresa.
- Programa el 1 a 1 con el gerente y el nuevo empleado. Durante esta reunión el gerente le explicará cómo espera que se desarrolle este 1 a 1 y cómo quiere que el nuevo empleado se prepare para cada reunión.
- Dentro de los primeros días, asigna el primer proyecto a tu nuevo empleado. Esto le ayudará a considerarse como un activo valioso para el equipo y le permitirá sentirse más cómodo en su papel.
- Asegúrate de que se complete todo el papeleo requerido.
- Revisa las evaluaciones de desempeño de los empleados y establece metas para el primer mes.
- Dedica un tiempo para enseñar a los nuevos empleados cómo usar el software de la empresa.
Como gerente, es fundamental que mantengas tu horario libre si eres el único responsable de la integración del nuevo empleado en el equipo.
Además, mantén al nuevo empleado involucrado en lo que está sucediendo con el equipo.
Pregúntale si quiere participar en aquellas reuniones que, aunque no son directamente relevantes para él o ella en este momento, podrían ser útiles a medida que crece en su puesto; simplemente podrían ayudarle a tener una mejor idea de lo que hace el equipo, o qué tipo de cultura fomenta el departamento.
Por último, es fundamental que comprenda no solo su propio rol, sino también cómo su rol se adapta a la empresa en su conjunto.
4. Dar seguimiento y evaluar los resultados
Seguramente las primeras semanas de la relación laboral estarán llenas de dudas, errores y aprendizajes. Es normal que los trabajadores tarden un tiempo en acostumbrarse a una nueva forma de trabajo, por lo que debes ser paciente con el proceso de integración. Sin embargo, el onboarding no acaba con la inducción del trabajador. Para continuar este proceso:
- Organiza reuniones semanales para darle a tu nuevo empleado críticas constructivas respecto a sus primeras asignaciones.
- Brindale material de lectura adicional como mejor te parezca; quizás le sugieras libros relacionados con su papel o artículos que consideres que le ayudarán a su crecimiento profesional.
- Comprueba que se esté reuniendo con las personas apropiadas y que está almorzando o tomando café con los principales miembros del equipo.
- Solicita comentarios de las nuevas contrataciones: si se trata de un grupo grande, ofrece la opción de completar una encuesta anónima. Si solo tienes una nueva contratación, simplemente pregúntale qué necesita para tener éxito o qué desea que le proporcione la compañía.
- Organiza una salida en equipo o una reunión virtual para ayudar a vincularlo al equipo. Si es complicado planificarla, considera la posibilidad de almorzar con el equipo fuera de la oficina.
- Pídele a su mentor que se reúna con él o ella.
Durante el primer mes es importante que tu empleado comprenda firmemente lo que se espera de él y a quién puede recurrir para obtener orientación. Al final del proceso inicial, solicita a los nuevos empleados que completen una encuesta. El equipo de recursos humanos puede utilizar estas sugerencias con el fin de mejorar dicho proceso para futuras contrataciones.
Como dijimos al principio, las empresas que dedican menos de un mes a la incorporación tienen menos probabilidades de mejorar la productividad de los empleados, en comparación con aquellas que tienen procesos más largos. Tus nuevos empleados necesitan tiempo para aclimatarse por completo a sus roles y a la cultura de tu empresa. Un buen periodo es de aproximadamente uno a tres meses como mínimo, pero algunas compañías optan por implementar un proceso de onboarding que dura un año completo.
En última instancia, un buen proceso tendrá en cuenta tanto lo que tu equipo necesita de su nueva contratación como lo que ese empleado requiere para tener éxito en su función. Será importante mostrarle a tu nuevo empleado que es un activo valioso para tu equipo. También puedes ajustar tus estrategias a medida que aprendes más sobre tus fortalezas y debilidades.
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